Digitala årsmöten
Vi kan hjälpa er förening att genomföra årsmötet digitalt. Vi har tagit fram utbildningsmaterial för både Zoom och Teams.
Vilket mötesverktyg ska jag använda?
Vi rekommenderar generellt Zoom för digitala årsmöten eftersom det har bättre stöd för omröstningar. Zoom har också fler funktioner som stöttar själva mötesadministrationen.
Flera av våra medlemsorganisationer och föreningar har i dagsläget endast erfarenhet av Teams och har önskat stöd även för det.
Vi har därför tagit fram två utbildningsmaterial - ett för Zoom och ett för Teams. För mer information om materialet, kontakta Studiefrämjandet på din ort.
Att planera och genomföra ett digitalt årsmöte
Planeringen inför ett årsmöte är likartad, oavsett om ni håller mötet fysiskt eller digitalt. Fundera på hur ni brukar arbeta och vilka steg som kan skilja sig åt. Mycket kan kännas osäkert i början men ni kommer att lära er under arbetets gång.
Om ni redan tidigt utser en arbetsgrupp som jobbar med årsmötet har ni gott om tid till planering och träning. Involvera gärna en teknikkunnig medlem i arbetet. Tillsammans kommer ni att lära er under arbetets gång.
Många använder digitala mötesverktyg i sitt dagliga arbete. I vårt utbildningsmaterial har vi förslag på hur arbetsfördelningen i ett mötespresidium kan se ut.
Det finns många digitala mötesverktyg att välja mellan. Om ni i föreningen eller styrelsen redan har digitala möten är bästa tipset att välja ett verktyg ni redan behärskar.
Vi har tagit fram utbildningsmaterial för hur Zoom och Teams kan användas för att genomföra digitala årsmöten. Träna på mötesordningen i arbetsgruppen och bedöm om den fungerar för er förening.
Det är lämpligt att ta emot anmälningar till årsmötet i förväg. Då kan ni i god tid kontrollera medlemskap, undvika obehöriga i mötet samt skapa ett underlag till en röstlängd. Skicka tydliga instruktioner i kallelsen och bifoga en länk till anmälan.
Om ni har e-postadresser till samtliga aktuella medlemmar kan ni eventuellt hoppa över detta anmälningssteg.
De som anmält sig, och har rätt att närvara, bör få en länk till mötet tillsammans med instruktioner för det mötesverktyg ni väljer. Mejla också handlingar och eventuell annan praktisk information.
Och kom ihåg att bjuda in medlemmarna till träningstillfällen inför årsmötet!
Inför mötet bör alla deltagare haft möjlighet att testa det verktyg ni ska använda. Både för att få en möjlighet att testa ljud och bild, och för att få en tydlig bild av hur mötet kommer att fungera.
Ett träningstillfälle kan med fördel fungera som ett förberedande mötestillfälle och kombineras med beslutsberedande diskussioner.
Ha gärna en teknikkunnig person på plats som deltagarna kan kontakta på telefon vid eventuella problem med anslutning.
Inled mötet med en genomgång av teknik och mötesordning. Låt deltagarna testa omröstningar och mötesfunktioner. Utse en teknikkunnig person som finns tillgänglig på telefon för att hjälpa deltagare med teknikproblem av olika slag.
Som ordförande bör du tänka på att ta det lugnt och att vara tydlig. Ge gott om tid för deltagarna att begära ordet, lämna yrkanden och att rösta.
Efter årsmötet bör ni fråga deltagarna hur de upplevde årsmötet. Tycker de att mötet kunde genomföras utan att demokratin påverkades negativt?
Följ upp svaren och gör eventuella justeringar till nästa årsmöte.