logo
arrangemang
Ska du arrangera – tänk till innan!

Din guide till ett lyckat arrangemang

Ska du ordna en akvarellutställning på det lokala caféet? Kanske en trubadurkväll eller en festival med femton liveband? Hur ska du tänka, vad behöver planeras? Oavsett arrangemangets innehåll och storlek finns flera gemensamma nämnare. Här är din guide för att lyckas.

• Plats och innehåll

Välj den lokal där du tror arrangemanget gör sig bäst. Tänk på att ett litet intimt ställe ofta överglänser de större, för att få till en attraktiv inramning. Visst är det viktigt att förpacka arrangemanget i rätt ”färg och form”, men i slutänden är det alltid innehållet som lockar besökarna. Vem vill se och höra? Är arrangemanget av intresse även för andra än er själva? Fråga dig själv hur många besökare du kan förvänta dig och sätt ribban därefter.

 

• Förbered er väl

Förberedelser är A och O. Det mesta av jobbet görs i förväg. Planera noga hur du vill forma innehåll och upplägg. Vilka personer behövs på ditt arrangemang? Kanske tekniker, scenchef, entrévärdar, artistvärdar, cafépersonal etc. Gör en realistisk budget och sätt rätt person på rätt plats och med tydliga arbetsuppgifter.

En sak många går bet på är att göra ett alldeles för tajt och optimistiskt tidschema. Undvik korvstoppning och låt programmet andas. Samtidigt är det oerhört viktigt för både ordning och trivsel att tider hålls enligt plan.

 

• Teknik

Anpassa ljud, ljus och övrig teknik efter lokalen. Det är inte alltid det krävs de dyraste och största anläggningarna. Ha en ansvarig ljudtekniker.

Är du medverkande? Ha respekt och tålamod inför att teknikinställningar ibland tar tid. Om alla skriker efter tekniksupport samtidigt, likt fågelungar efter mask, minskar knappast stressnivån.

 

• Bemötande och service

Var generös här! Att göra det där lilla extra höjer stämningen enormt. Många är ofta väldigt nervösa innan det drar igång. De medverkande är nervösa inför sitt uppträdande och arrangörerna själva kan vara nervösa för att det inte ska komma tillräckligt med besökare.

Var alltså positiv och trevlig, peppa alla inblandade, bjud gärna på något gott att äta eller ställ fram en extra godisskål. Varje liten sak gör sitt för atmosfären, dämpar nervositeten och höjer energinivån på arrangemanget. Så enkelt egentligen. Alla vill ju samma sak – att arret ska blir lyckat. Man kan aldrig informera för mycket. Sätt upp tydliga skyltar och scheman och se till att finnas till hands när besökare och medverkande har frågor.


• Marknadsföring

Samordna marknadsföringen med alla inblandade och låt alla ta ansvar. Om inte de medverkande hjälper till att dra besökare kommer förmodligen inte så många, framför allt vid mindre arrangemang.

I dag har sociala medier, främst Facebook, blivit den mest populära marknadsföringskanalen. Affischer på anslagstavlor kan vara komplement. En del tidningar och kommuner bjuder också på gratisannonsering för föreningar.

Ägna tid åt att hitta det där speciella nyhetsvärdet som bara ert arrangemang har. Skicka ett välskrivet pressmeddelande och få de lokala journalisterna att känna att de hittat ett rejält scoop.

 

• Tillstånd och säkerhet

För samtliga utomhusarrangemang och för vissa inomhusarrangemang med alkoholservering behöver du söka ett polistillstånd. Ta reda på vad som gäller just där du vill arrangera. Vid alla arrangemang som rapporteras genom Studiefrämjandet finns en deltagarförsäkring i händelse av olycka. Kolla upp exakt vad som gäller med Studiefrämjandet på din ort. Tänk också på ljudvolymen vid konserter. Socialstyrelsen har bestämt att medelljudnivån får vara max 90 dB för arrangemang där det finns barn under 13 år. Är det enbart vuxen publik är 100 dB tillåtet. Myndigheten för samhällsskydd och beredskap har tagit fram skriften ”Säkerhetsguide för arrangemang”. Ladda hem den gratis från webben. Framförs musik måste du rapportera till Stim och betala en avgift så att upphovsmännen får sin ersättning.

 

• Detaljerna räknas

För en bra helhet krävs känsla för detaljer. Ett i mitt tycke underbart exempel är festivalen Hamnrock i Motala där det erbjuds barhäng för personer i rullstol. Underskatta inte heller effekten av överraskningar – de där detaljerna som kanske inte lockar besökare till själva arrangemanget, men ändå kan bli en av de största upplevelserna. Det kan vara en fingerfärdig mingelpianist, den grymt goda vegetariska maten i fiket eller det begåvade men ännu okända förbandet. Passande bakgrundsmusik är också en viktig detalj. l

 

Text: Daniel Forsberg

Bild: Ninni Oljemark

 

 

Fyra av Studiefrämjandets arrangörer ger sina bästa tips för lyckade arr: 

 

Nicklas Hovberg

musikhandläggare Västmanland:

Information och kommunikation är det viktigaste – både gentemot besökare, personal och uppträdande akter. Bestäm tydligt vem som gör vad och när.

 

Moa Källström

arrangör av ”Flashmob för hundsportens insamling till Musikhjälpen”:

Berätta för alla! Ingen kommer att hitta ert arrangemang om ni inte talar om när, var och hur det kommer att hända. Underskatta inte mun-till-mun-metoden. Delaktighet! Alla i arrangörsgruppen måste veta vad ni ska göra, varför ni gör det och hur ni tänker genomföra arrangemanget.

 

Anna Palmer

musikhandläggare Malmö:

Gör körscheman. Jag har arrangerat sedan tonåren och startade en egen klubb när jag var 18 år och körscheman är jättebra. När är ”get in”, mat, soundcheck etc? Man kan förbereda sig mycket men sedan behövs också is i magen – att kunna släppa på kontrollen och delegera uppgifter till andra.

 

Elin Tuvklint

rikskoordinator Danskarusellen:

Släpp in publiken i god tid och starta på utsatt klockslag. Ta dig tid att välkomna besökarna. Jag brukar gå runt och småprata lite med dem. Där finns ofta mycket värdefull feedback att hämta. Se till att konferencieren är informerad om vilken känsla som ska förmedlas och vilken värdegrund som råder. Tänk även på hur du marknadsför så att målgruppen känner sig välkommen. Marknadsför i tid!